Minggu, 07 Maret 2010

Dampak Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Suatu Organisasi Pemerintahan

Perkembangan Teknologi Informasi atau Information Technology (disingkat IT) pada dekade terakhir ini meningkat dengan pesat. Informasi teknologi (IT) merupakan suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Teknologi informasi ini mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi.

Dalam era informasi seperti sekarang ini, peranan teknologi informasi tidak hanya diperuntukan bagi suatu organisasi tertentu, melainkan juga kebutuhan perseorangan. Teknologi informasi telah masuk ke dalam berbagai bidang dan ke lapisan masyarakat. Kemajuan teknologi informasi akan memberikan dampak yang besar pada kehidupan masyarakat. Berbagai kepentingan menjadi dasar pertimbangan, dari mulai hanya sebagai life-style atau pelengkap sampai dengan menjadi perangkat dan sarana yang menempati posisi yang vital. Hal ini bukan saja terjadi pada masing-masing individu masyarakat tetapi juga terjadi pada organisasi secara luas. Kebutuhan IT pada setiap organisasi akan berbeda sesuai dengan intepretasi dari visi yang dimiliki para pimpinan.

Tuntutan tata kelola yang baik, benar dan transparan pada suatu organisasi baik di korporasi, pemerintahan bahkan di LSM semakin meningkat. Perusahaan-perusahaan besar dan maju telah merubah cara pandangnya terhadap teknologi informasi dari sekedar alat perhitungan dan komunikasi menjadi suatu komponen yang melekat perusahaan untuk tetap bisa bersaing.
Implementasi IT dalam kegiatan organisasi atau pemerintahan bertujuan untuk memberikan dampak yang positif dan signifikan. Pemanfaatan IT digunakan untuk mendukung kegiatan operasional suatu pemerintahan baik dalam skala kecil maupun besar, juga mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra pemerintahan maka saat ini IT menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global dan Good Governance.

Pengambilan keputusan menjadi faktor yang paling dominan dalam kebijakan pengembangan IT pada masing-masing organisasi. Pemahaman terhadap visi organisasi dan pengetahuan dalam visi IT dari pimpinan, saling terkait dalam menentukan jenis perangkat IT yang digunakan untuk mendorong kemajuan suatu organisasi pemerintahan. Namun keputusan pilihan perangkat IT apapun yang diambil akan mengakibatkan terjadinya perubahan. Perubahan yang tejadi dalam organisasi pemerintahan ini bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit/cabang, maupun keseluruhan organisasi yang ada .

Dalam pengembangannya IT hanya dipandang sebagai suatu ”proyek” penyediaan sarana dan prasarana. Hal ini berakibat terhadap kesiapan organisasi untuk memanfaatkan sistem secara optimal dan dampak perubahan yang ditimbulkannya dalam berbagai aspek kegiatan. Sistem IT yang telah dikembangkan dan diimplementasikan seakan-akan menjadi kurang bermanfaat.

Beberapa aspek dari dampak implementasi IT adalah:
  • Efisiensi waktu & biaya
  • Kebutuhan perangkat & integrasi
  • Availability & Keandalan
  • Kemampuan SDM
  • Budaya Kerja

Dampak positif yang secara umum diharapkan dengan adanya implementasi IT adalah terjadinya effisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal merupakan perhatian utama. Dalam konteks ini, perlu dipertimbangkan bahwa hampir semua perangkat IT bersifat multi-fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.

Namun terkadang, dalam penggunaannya teknologi informasi ini mengalami kegagalan. Adanya kegagalan implementasi IT lebih didominasi oleh faktor pengguna seperti tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis yang selama ini telah berjalan, keterbatasan keahlian, atau bahkan penolakan atas perubahan.

Terdapat beberapa faktor yang akan sangat mempengaruhi optimalisasi pemanfaatan IT salah satunya adalah ketersediaan perangkat. Kebutuhan perangkat pada awal implementasi IT biasanya akan terus berkembang sesuai dengan tingkat kemajuan organisasi. Faktor availability dan keandalan perangkat IT juga umumnya akan menjadi makin penting karena aspek ”ketergantungan” IT juga makin besar. Artinya perlu terus dilakukan evaluasi kebutuhan perangkat.

Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah kemampuan Sumber Daya Manusia dari organisasi dalam mengoperasikan dan memelihara sistem agar dapat berfungsi optimal dan berkesinambungan. Kemampuan dan keandalan sistem yang tinggi dalam jangka panjang menjadi kurang berpengaruh apabila kemampuan SDM di dalam organisasi tidak ditingkatkan. Terjadinya perubahan budaya kerja baik secara individu, kerjasama kelompok, maupun keseluruhan organisasi juga menjadi aspek yang tidak kalah pentingnya. Dari pembahasan aspek-aspek di atas dapat disimpulkan bahwa perlu disiapkan strategi untuk menerapkan sistem secara optimal ke semua bagian organisasi sejak tahap perencanaan.

Salah satu contoh kasus implementasi IT ini adalah dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Sistem seperti ini akan melibatkan semua personal dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian IT. Dengan adanya teknologi Informasi ini diharapkan akan terjadi effisiensi proses administrasi yang signifikan. Seperti yang telah disebutkan sebelumya bahwa terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi optimalisasi IT yaitu kebutuhan perangkat dan kemampuan SDM.


a. Kebutuhan Perangkat

Dengan mempertimbangkan kemudahan penggunaan dan pemanfaatan perangkat yang sudah tersedia, maka dikembangkan sistem yang berbasis Web sebagai aplikasi utamanya. Aplikasi seperti ini membutuhkan dukungan perangkat layanan standar internet dan infrastruktur dalam operasional sistem. Akibatnya dari satu sisi akan terlihat bahwa operasi sistem administrasi berbasis IT relatif lebih mahal. Namun dari sisi lain, kebutuhan perangkat tersebut bersifat multi-fungsi sehingga akan dapat digunakan untuk mendukung sistem IT lainnya yang akan dikembangkan di organisasi.

Data yang telah diolah oleh staf administrasi tentunya diperlukan oleh semua personal terutama pimpinan untuk mendukung kegiatannya. Makin cepat proses tentunya akan sangat membantu mereka. Selanjutnya ketersediaan media akses terhadap data administrasi akan makin meningkatkan kecepatan proses.

Oleh karena itu, faktor kemampuan staf administrasi, perbaikan dari sistem administrasi, dan meningkatnya kesadaran dari personal lainnya secara bertahap akan memperbesar ”volume” operasi sistem IT.

Pada kondisi ini akan perlu dilakukan penambahan dan penyempurnaan perangkat untuk meningkatkan aspek Availibility & Reliability” sistem karena tingkat tingkat ”ketergantungan” organisasi makin tinggi. Perkembangan selanjutnya yang akan terjadi adalah kebutuhan untuk menyediakan berbagai jenis layanan lain untuk mengakses sistem dengan pertimbangan kemudahan dan teknologi seperti : email, mobile device, dll. Tentunya kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan konsekuensi terjadinya perluasan sistem IT.

b.Kebutuhan SDM

Operasi sistem administrasi konvensional hanya membutuhkan beberapa fungsi personal untuk mengelola yaitu : pusat pengolah administrasi dan staf di masing-masing unit untuk menerima dan mencatat data. Kebutuhan kemampuan dan jumlah SDM yang rendah akan dilihat sebagai effisiensi. Sebaliknya, sistem administrasi berbasis IT selain membutuhkan kemampuan pengelolaam administrasi, setidaknya juga akan memerlukan kemampuan operasi PC, LAN, pengelolaan server Web dan Database.

Kondisi ini sekilas memperlihatkan "mahalnya” sistem termasuk kesulitan operasinya. Dalam sistem IT, Pusat pengolah data administrasi memiliki 2 fungsi utama:
  • Pengolahan data, diantaranya adalah: data entry dan digitalisasi, misalnya scan data, mengubah data ke format pdf, dll.
  • Aktivasi surat (menentukan klasifikasi dan mendistribusikan data) Staf lain di masing-masing unit akan menerima data dan ”menentukan” sendiri proses selanjutnya sesuai dengan jenis dan sifat data.

Kemampuan SDM yang makin tinggi dapat menyebabkan implementasi yang kurang lancar bahkan bukan tidak mungkin akan menimbulkan penolakan. Jika dikaji lebih dalam, implementasi IT selain akan meningkatkan effisiensi kerja juga akan ”mereduksi” jumlah SDM yang terlibat langsung tetapi perlu SDM lain untuk mendukungnya.

Dengan peningkatan kemampuan SDM akan terjadi effektivitas fungsi SDM yang tinggi. Di sisi lain, meningkatnya kesadaran personal lainnya terhadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan mereka. Kondisi ini akan memudahkan bagi organisasi untuk meningkatkan kemampuan SDM secara menyeluruh.





Referensi :

[1] Albarda. Strategi implementasi pemanfaatan teknologi informasi Untuk tata kelola organisasi ( it – governance). Dapat diperoleh melalui situs albar@lss.ee.itb.ac.id

[2] Bagus, Dimas. Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Kehidupan Sehari-hari. 2009, Dapat diperoleh melalui situs http://dhimasbagus.blog.uns.ac.id/

[3] Jogiyanto HM. Sistem Teknologi Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.

[4] Kadir, Abdul ; CH.Triwahyuni, Terra. Pengenalan Teknologi Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.

[5] Haag, Stephen; Keen, Peter. Information Technology, Tommorow’s Advantage Today; McGraw-Hill. 1996

[6] http://www.ascusc.org/jemc/vol16/issue1/abersole.html

[7] http://budi.insan.co.id/articles/it-ikm2.doc.

[8] http://www.docstoc.com/docs/20489603/PERKEMBANGAN-TEKNOLOGI-INFORMASI

[9] http://www.itku.co.cc/2009/07/peranan-dan-dampak-penggunaan-teknologi.html#

[10] http://www.smartpratama.com/

[11] http://www.total.or.id/info.php

[12] Lucas, Henry J. Information Technology for Management.Irwin/McGraw-Hill;2000

[13] M. Mahdi ; Anindya putri, Kartika. Ringkasan Makalah Teknologi Informasi “The Effect of Information Technology on the Growth of the Banking Industry in Nigeria”

[14] O’Brien, Introduction to Information System, McGrawHill, 2004

[15] Richardus Eko Indrajit, Electronic Government, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2002.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar